Sie führen Ihre Buchhaltung manuell, finden den Prozess aber mühsam, zeitraubend und kompliziert? Nutzen Sie ein Buchhaltungsprogramm! Die Einführung ist mit wenig Aufwand verbunden und durchaus auch für kleinere KMU sinnvoll und erschwinglich. Erfahren Sie hier, welche Vorteile ein digitaler Zahlungsverkehr bringt, und erhalten Sie Tipps für die Einführung.

Buchhaltungsprogramm einführen: Deshalb lohnt es sich

Rechnungen müssen geschrieben und versendet werden, Zahlungen von Lieferanten stapeln sich auf dem Tisch, Mitarbeitende wollen die Löhne erhalten ... Kein Wunder, dass man schnell einmal den Überblick verliert. Dabei geht es auch einfacher: Ein Buchhaltungsprogramm erstellt für Sie QR-Rechnungen, gleicht Zahlungseingänge mit den Rechnungen ab oder erstellt Mahnungen, wenn Zahlungsfristen abgelaufen sind.

Wissen, wie’s geht – das Video

Im Video zeigt Michael Mäder, Leiter Vertrieb Zahlungsverkehr Firmenkunden bei Raiffeisen, wie Sie Ihren Zahlungsverkehr digitalisieren und so effizienter gestalten können.

Take-away: Unternehmen können ihre Buchhaltung vereinfachen, indem sie den Zahlungsverkehr digitalisieren. Für den Anfang reichen die wichtigsten Grundfunktionen. Besonders nützlich sind Lösungen, die sich mit dem E-Banking verbinden lassen.

Buchhaltung ganz bequem

Mit einem modernen Buchhaltungsprogramm gestalten Sie die Arbeiten rund um die Buchhaltung. Wie Sie effizient mit Ihrem Buchhaltungs-Tool arbeiten und was die wichtigsten Schritte der Buchhaltung sind, lesen Sie in der aufklappbaren Checkliste.

Die meisten Buchhaltungslösungen sind Cloud-Lösungen, das heisst, sie werden in einem sicheren Rechenzentrum betrieben. Eine solche Lösung bringt Ihnen verschiedene Vorteile:

• Es ist keine Installation notwendig.
• Sie müssen sich nicht selbst um die Wartung und Updates kümmern.
• Sie können von überall her auf die Software zugreifen, solange Sie mit dem Internet verbunden sind.
• Über die Cloud können Sie einfach mit Ihrem Treuhänder oder einer externen Buchhalterin zusammenarbeiten.

Statt für eine Buchhaltung in der Cloud können Sie sich für eine On-Premise-Lösung entscheiden, das Buchhaltungsprogramm also auf Ihrem eigenen Server installieren. Diese bietet folgende Vorteile:

• Ihre Daten bleiben in Ihrem Unternehmen.
• Sie können auch ohne Internetzugriff mit dem Programm arbeiten.

Der Nachteil dabei: Sie müssen sich selbst um die Installation, die Wartung, die IT-Sicherheit und um Updates kümmern.

«Stöbern Sie online in den Angeboten für Businesssoftware. Werfen Sie dabei unbedingt einen Blick in die verfügbaren Funktionspakete der verschiedenen Lösungen und natürlich auch auf die Preispläne.»

Michael Mäder, Leiter Vertrieb Zahlungsverkehr Firmenkunden bei Raiffeisen

Tipps für die Einführung eines Buchhaltungsprogramms

Wählen Sie ein Buchhaltungsprogramm, das sich mit dem E-Banking Ihrer Bank verbinden lässt. So profitieren Sie von einem Datenaustausch ohne Medienbrüche. Beim E-Banking von Raiffeisen zum Beispiel können Sie die aktuellen Kontostände Ihrer Raiffeisen-Konten direkt im Buchhaltungsprogramm anzeigen lassen und Zahlungen mit einem Klick vom Buchhaltungsprogramm ins E-Banking übermitteln.

Starten Sie mit den Grundfunktionen. Häufig reichen für den Einstieg die wichtigsten Grundfunktionen wie Finanz-, Kreditoren-, Debitoren- und Lohnbuchhaltung. Wählen Sie eine Software, die sich problemlos ausbauen lässt, sodass Sie Zusatzfunktionen nachträglich ergänzen können.

Klären Sie Ihre Anforderungen an das Buchhaltungs-Tool. Wie viele Lizenzen benötigen Sie? Wie viele Rechnungen sollen monatlich geschrieben werden? Wie viele Banken möchten Sie einbinden? Benötigen Sie weitere Schnittstellen, etwa zum Kassensystem oder zum Online-Shop? Wie einfach ist die Bedienung des Tools? Viele Anbieter stellen Demoversionen zur Verfügung, damit Sie die Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit vor dem Kauf testen können.

Gleichen Sie Ihr Buchhaltungsprogramm mit dem Ihres Treuhänders ab. Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern, sollten Sie mit derselben Software arbeiten wie Ihr Treuhänder. Wählen Sie eine Lösung, die einen einfachen Datenaustausch ermöglicht, sodass Ihr Treuhänder Ihre Buchhaltungsdaten direkt elektronisch beziehen kann.

Achten Sie auf Sicherheitsaspekte. Läuft das Buchhaltungsprogramm auf Ihrem eigenen Server, ist die Sicherheit Ihre Aufgabe. Bei einer Cloud-Lösung sollten Sie die Sicherheitsvorkehrungen des Anbieters prüfen: Führt er regelmässige Updates der Software durch? Sind die Zugriffsberechtigungen klar geregelt? Werden regelmässige Backups erstellt und wird eine aktuelle Kopie physisch getrennt vom System aufbewahrt, sodass sie bei einer Cyberattacke nicht betroffen ist? Erfüllt der Anbieter die Vorschriften des Datenschutzgesetzes?

«Sie müssen nicht gleich von null auf hundert sprinten. Richten Sie am Anfang nur die wichtigsten Grundfunktionen ein.»

Michael Mäder, Leiter Vertrieb Zahlungsverkehr Firmenkunden bei Raiffeisen