Die Krankenkasse Birchmeier zählt rund 5'600 Kundinnen und Kunden aus dem Kanton Aargau. Neben den Prämienzahlungen hat Ida Staffelbach, Verantwortliche Rechnungswesen, über 1'000 Kreditorenzahlungen pro Woche zu bewältigen. Dank der Schnittstelle von der Kernapplikation ins Raiffeisen E-Banking konnte sie den Zahlungsverkehr weitgehend automatisieren.

Frau Staffelbach, Sie werben mit schlanken Strukturen und persönlicher Nähe. Wie schaffen Sie das?

Ida Staffelbach: Wer bei uns anruft, kommt nicht in eine Warteschlaufe. Wir sind eine kleine, regional verankerte Krankenkasse, die für den Kunden da ist und sehr effizient arbeitet. Wir geben auch wenig Geld für Werbung aus und optimieren laufend unsere Prozesse.

Wie verschlanken Sie die Prozesse?

I. S.: Ein wichtiger Teil ist ein effizienter Zahlungsverkehr. Wir versenden monatlich etwa 3'000 Prämienrechnungen und lösen pro Woche über 1'000 Zahlungen für Versicherte und Leistungserbringer aus. Ohne Automatisierung würde das nie gehen. Wir erstellen in unserer Kernapplikation Rechnungen und Zahlungsaufträge und laden den Sammelauftrag via Schnittstelle ins Raiffeisen E-Banking hoch. Eine zweite Person gibt die Zahlungen im Vier-Augen-Prinzip frei.

Wie weit sind Sie bei der Vorbereitung zur QR-Rechnung?

I. S.:  Um auf die Einführung der QR-Rechnung vorbereitet zu sein, war ich bereits an einem Vortrag, um mich zu informieren. Unsere Kernapplikation wird die Umstellung technisch unterstützen.

Was erhoffen Sie sich von der QR-Rechnung?

I. S.: Ich hoffe, dass wir damit Papier einsparen und so die Kosten reduzieren und etwas für die Umwelt tun können. Erst etwa zwei bis drei Prozent der Rechnungen werden heute als eBill versendet, alle anderen Rechnungen werden noch in Papierform per Post verschickt.

Wie kann Raiffeisen Sie bei der Umstellung unterstützen?

I. S.: Wie schon bis anhin können wir Testfiles aus unserer Kernapplikation generieren und sie Raiffeisen zur Prüfung geben. Auch unser IT-Vertriebspartner kann Testfiles auf die Raiffeisen Testbank laden und bekommt innert Sekunden automatisiert eine qualifizierte Rückantwort.

Welchen Tipp geben Sie anderen KMU?

I. S.: Packen Sie die Umstellung auf die QR-Rechnung rechtzeitig an! Es ist wichtig, dass man sich vor Neuem nicht scheut. Beispielsweise haben wir die eBill sofort eingeführt, als diese auf den Markt kam. Innovation ist auch in kleinen Schritten möglich und man vermeidet, dass man irgendwann einen grossen Brocken bewältigen muss.