Die Ostschweizer Firmengruppe Geoinfo hat den Zahlungsverkehr effizienter gestaltet: Dank EBICS erübrigt sich der manuelle Datentransfer von der Buchhaltungssoftware ins E-Banking-System. Gleichzeitig kann der Finanzchef Zahlungen heute mobil und sicher autorisieren.
Unternehmenswachstum bringt Personalverdoppelung mit sich
Geoinfo ist in den letzten 20 Jahren stark gewachsen: Was Ende der 90er-Jahre als Zusammenschluss von vier regionalen Vermessungsbüros begann, ist heute eine umtriebige Firmengruppe, die auf unterschiedlichsten Geschäftsfeldern tätig ist. Die Ostschweizer Gruppe entwickelt geografische Informationssysteme und beschäftigt sich sowohl mit Vermessung und Tiefbauplanung als auch mit IT-Systemtechnik. Mit dem Ausbau der Geschäftsfelder hat sich das Personal mehr als verdoppelt. Waren es bei der Gründung im Jahr 1997 noch rund 80 Mitarbeitende, sind es mittlerweile 187.
«Mit EBICS gibt es keinen Medienbruch mehr zwischen Buchhaltungssoftware und dem Verarbeitungssystem der Bank. Das ist eine grosse Erleichterung, da die Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Zudem wird jede Transaktion sauber protokolliert und der internationale Standard ist auf hohe Sicherheit ausgelegt.»
Mammut-Projekt: Implementierung des ERP-Systems
Durch das starke Wachstum ist der Zahlungsverkehr komplexer geworden: «Jede unserer sechs Kerngesellschaften hat unterschiedliche Debitoren und Kreditoren sowie etwas andere Anforderungen an die Lohn- und Finanzbuchhaltung. Das ist eine Herausforderung», sagt Finanzchef Martin Frischknecht. Zu Beginn arbeitete Geoinfo mit einer einfachen Buchhaltungssoftware sowie einer Eigenentwicklung für die Projektplanung und -abwicklung. Vor über zehn Jahren führte die Gruppe ein umfassendes System für das Enterprise Ressource Planning (ERP) ein, das beides unter einen Hut bringt. «Ein Mammut-Projekt», erinnert sich Frischknecht. «Wir haben über die Jahre Baustein für Baustein aufgebaut, um uns nicht zu übernehmen.»
Mit EBICS eine direkte Anbindung an die Bank schaffen
Heute ist Geoinfo erneut mit einem Umbau der ERP-Architektur beschäftigt. Allerdings wird diesmal nicht das ganze System umgekrempelt, sondern lediglich ein neues Modul in die bestehende Software implementiert, um eine direkte Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit Kunden und Lieferanten zu ermöglichen. Neu arbeitet Geoinfo mit dem multibankfähigen Standard EBICS. Der ERP-Software-Anbieter Abacus und Raiffeisen haben die neue Lösung gemeinsam implementiert.
«Mit EBICS gibt es keinen Medienbruch mehr zwischen Buchhaltungssoftware und dem Verarbeitungssystem der Bank. Das ist eine grosse Erleichterung, da die Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Zudem wird jede Transaktion sauber protokolliert und der internationale Standard ist auf hohe Sicherheit ausgelegt», sagt Jürgen Wintermantel, Produktmanager Zahlungsverkehr Firmenkunden bei Raiffeisen Schweiz. Geoinfo profitiert dank EBICS von folgenden Vorteilen:
Mehr Effizienz in der Buchhaltung
Automatisierung der Zahlungen
Sichere Freigabe von Zahlungen
Konsequente Digitalisierung der Prozesse
Mit EBICS hat Geoinfo einen entscheidenden Schritt getan, um den Zahlungsverkehr effizienter zu gestalten. Da die Gruppe selbst im IT-Bereich tätig ist und digitale Produkte eine zentrale Rolle spielen, setzt Frischknecht alles daran, die Prozesse soweit wie möglich zu digitalisieren. Seit längerem bietet Geoinfo auf Wunsch elektronische Rechnungen an. Im Webshop, wo Kunden digitale Kartenausschnitte beziehen können, gibt es hingegen noch Optimierungspotenzial: «Heute erstellen wir die Rechnungen noch manuell. Künftig möchten wir dies automatisieren und den Zahlungsverkehr direkt in den Prozess integrieren», sagt Frischknecht.
Zudem liebäugelt der Finanzchef mit alternativen Zahlungskanälen. Da sich das Geschäft auf Business-to-Business beschränkt, waren digitale Zahlungsmittel bisher kein grosses Thema. Frischknecht vermutet jedoch, dass die Nachfrage unter den Kunden zunehmen wird. In naher Zukunft möchte er deshalb Twint einführen.
Optimierungspotenzial beim Cash Management
Ein weiteres Projekt, das Geoinfo angehen möchte, ist die Automatisierung des Cash Managements innerhalb der Gruppe. «Die Fakturierungsrhythmen unserer Gesellschaften sind sehr unterschiedlich und es ist aufwendig, stets die nötige Liquidität sicherzustellen», sagt Frischknecht. Auch hier kann der Finanzchef auf die Unterstützung von Raiffeisen zählen, da die Kundenberater die Themen Zahlungsverkehr und Cash Management ganzheitlich betrachten.
Die Geoinfo-Gruppe ist 1997 aus einem Zusammenschluss regionaler Vermessungsbüros entstanden und hat sich darauf aufbauend neue Geschäftsfelder in den Bereichen Tiefbau, Software-Entwicklung und IT-Systemtechnik erschlossen. Die Firmengruppe mit Hauptsitz in Herisau betreibt die grösste Geoportal-Plattform der Schweiz und hat eine Software entwickelt, über die rund die Hälfte der Direktzahlungen an Schweizer Landwirtschaftsbetriebe abgewickelt wird.