Die stetig voranschreitende Digitalisierung von Prozessen, Systemen und Produkten ist für KMU eine Herausforderung und betrifft unter anderem auch den Zahlungsverkehr im Unternehmen. Wir haben für Sie fünf Tipps zusammengefasst, damit Sie die Herausforderungen meistern und Ihren Zahlungsverkehr digitalisieren können.
1. Tipp: Automatisieren Sie den Zahlungsverkehr mit einem Buchhaltungssystem
Eine moderne Buchhaltungssoftware ist die Basis für die Digitalisierung des Zahlungsverkehrs. Dadurch lassen sich aufwendige manuelle Schritte automatisieren:
- Debitorenseite
Auf der Debitorenseite zählen insbesondere die Erstellung der Rechnungen, der Abgleich der Zahlungseingänge mit den Rechnungen oder die Erstellung von Mahnungen zu den Schritten, die automatisiert werden können. - Kreditorenseite
Auf der Kreditorenseite können eingehende Rechnungen mit allen Informationen direkt eingelesen und anschliessend zur Zahlung und Autorisierung ins Bankensystem übergeben werden.
Angesichts dieses Sparpotenzials lohnt sich die Investition in eine Software, zumal cloudbasierte Systeme relativ günstig sind, wie beispielsweise AbaNinja, die Empfehlung von Raiffeisen.
2. Tipp: Bauen Sie Schritt für Schritt aus
Bei der Implementierung der Software sollte man sich auf die wichtigsten Funktionen beschränken, etwa die Grundfunktionen für Finanz- und Betriebsbuchhaltung und das digitale Rechnungsmanagement. In der Folge lässt sich die Lösung sukzessive ausbauen, bis hin zu einem System für das gesamte Enterprise Resource Planning (ERP), in das auch Bereiche wie Lohnbuchhaltung oder Lagerhaltung eingebunden sind.
3. Tipp: Verwenden Sie etablierte Standards
Bei der Auswahl einer Software setzt man mit Vorteil auf einen Anbieter, der mit den hiesigen Standards vertraut ist.
Eine gute Möglichkeit, um in der Buchhaltung Ressourcen zu sparen, ist der multibankenfähige Standard EBICS: Damit erübrigt sich der manuelle Datentransfer vom Buchhaltungssystem ins E-Banking.
4. Tipp: Eliminieren Sie Medienbrüche
Neben EBICS gibt es weitere Wege, um Medienbrüche zu eliminieren. So bietet zum Beispiel die eBill (ehemals E-Rechnung) die Möglichkeit, Rechnungen direkt ins E-Banking der Kunden zu senden. Auch die Digitalisierung von vorgelagerten Prozessen ermöglicht Effizienzsteigerungen. So lässt sich etwa die Zeiterfassung von Aussendienstmitarbeitenden direkt an die Verrechnung der Dienstleistungen koppeln.
5. Tipp: Ziehen Sie Fachexperten bei
Der Zahlungsverkehr ist ein komplexes Thema und Prozessoptimierungen sollten wohlüberlegt sein. Es lohnt sich deshalb, Experten einzubeziehen, sowohl aufseiten des Softwareanbieters als auch auf Bankenseite. Im Idealfall arbeiten beide Parteien zusammen und unterstützen das Unternehmen.