Der Code, der alles einfacher macht

ifolor ist einer der grössten Online-Dienstleister für personalisierte Fotoprodukte in Europa. Bereits 2021 hat das Kreuzlinger Unternehmen die QR-Rechnung eingeführt – nicht ganz ohne Hürden. Finanzchef Didier Müller erklärt, wie ifolor damit den Zahlungsverkehr effizienter machen konnte.

Zahlung mit einem Klick veranlassen

In der Schweiz gibt es wohl kaum Hobby-Fotografen, die noch nie Abzüge ihrer Bilder bei ifolor in Kreuzlingen bestellt haben. Heute braucht es dafür nur noch wenige Mausklicks. Ein paar Tage später liegen die Bilder im Briefkasten.

Das ist bequem. «Und genauso bequem soll für unsere Kunden auch das Bezahlen sein», sagt Didier Müller, Finanzchef von ifolor. Der Familienbetrieb wollte als digitales Unternehmen zu den ersten Firmen zählen, welche die QR-Rechnung einführen. Damit müssen die Kunden nur noch einen Code mit der Computer- oder Handykamera einlesen, um in ihrer E-Banking-Anwendung mit einem Klick die Zahlung zu veranlassen.

Ein digitales Grossprojekt mit Hürden

Ganz so einfach war die digitale Umstellung bei ifolor jedoch nicht. Als das Unternehmen das QR-Projekt im Januar 2020 startete, hoffte es, spätestens im August 2020 live gehen zu können. «Bis jedoch alle Schritte und Szenarien des Zahlungsprozesses – einschliesslich Mahnwesen – in allen Versandsprachen aufgesetzt und getestet waren, dauerte es etwas länger», sagt Finanzchef Müller. In erster Linie waren die hauseigenen Programmierer gefordert. Denn ifolor hat alle für die Umstellung relevanten Programmierarbeiten intern durchgeführt, im engen Austausch mit dem Software-Partner des Unternehmens.

Die 3 grössten Herausforderungen für ifolor im Zahlungsverkehr:

1. Anhaltendes Negativzinsumfeld: Dieses sorgt für Mehraufwände beim Cash-Management, da die Kontensaldi stets im Auge behalten werden müssen, um Zinszahlungen zu vermeiden. 
2. Technologische Weiterentwicklung der Monitoring-Tools: Sie ist notwendig, damit die Daten des Zahlungsverkehrs aggregiert und in Echtzeit fürs Cash-Management abgebildet werden.
3. Digitalisierung des Rechnungsversands: In einem nächsten Schritt sollen die Kunden ihre Rechnung nur noch digital erhalten und selber in ihrem ifolor-Konto abrufen können.

Drucker bereitet Probleme

Als die Software soweit war und sich das QR-Projekt auf der Zielgerade befand, tauchten aber plötzlich noch ganz handfeste, analoge Probleme auf: Die vorhandenen Rechnungsdrucker konnten die QR-Codes nicht sauber drucken. Für ifolor ein Problem: Anders als die meisten Firmen mit grossen Rechnungsvolumen lässt das Unternehmen die QR-Rechnungen nicht extern erstellen, sondern druckt sie selbst.

ifolor musste nochmals über die Bücher und die Drucker nachrüsten. «Solange nicht alles tadellos lief, konnten wir nicht umschalten», sagt Didier Müller. Schliesslich wickelt ifolor jährlich über 1,5 Millionen Bestellungen ab. Rund 80 Prozent der ifolor-Kunden zahlen per Rechnung für ihre Bilder.

Auch als alle Hürden genommen waren, überliess Müller nichts dem Zufall: Seine zuständigen Mitarbeitenden liefen sogar persönlich zum nächsten Postschalter, um zu prüfen, ob das Einzahlen mit dem QR-Code nun wirklich klappte. Und ja: Die erste offizielle QR-Zahlung bei ifolor war dann auch die erste QR-Zahlung, welche die Poststelle in Kreuzlingen je ausgeführt hatte.

Die richtige Partnerin gefunden

Wie Müller sagt, habe die offene, direkte und unkomplizierte Kommunikation mit Raiffeisen sehr geholfen, trotz zeitlichen Verzögerungen ins Ziel zu kommen: Im Februar 2021 konnte ifolor schliesslich mit der QR-Rechnung live gehen. Die Zusammenarbeit mit Raiffeisen beim QR-Projekt hat ifolor überzeugt, die richtige Bankpartnerin gefunden zu haben. Deshalb lässt das Unternehmen seit Februar fast seinen gesamten Zahlungsverkehr über Raiffeisen abwickeln.

«Wir haben viel seltener Zahlungen, die wir nicht zuordnen können, weil die Kunden durch das Einscannen des Codes kaum noch fehlerhafte Referenznummern bei ihren Zahlungen eingeben können»

Didier Müller, Finanzchef von ifolor

Und auch aus Sicht der Bank sei das QR-Rechnungsprojekt bei ifolor lehrreich gewesen, erklärt Urs Marolf, der ifolor als Leiter Firmenkundenberatung bei der Raiffeisenbank Tägerwilen betreut. So hat das Projekt mit ifolor bestätigt, dass die QR-Umstellung vorzugsweise etappenweise erfolgt, um die neuen Prozesse schrittweise zu testen und zu implementieren: «Nach den notwendigen Softwareanpassungen sollte sich ein Unternehmen überlegen, ob es in einem ersten Schritt seine Kreditoren oder Debitoren auf die QR-Rechnung umstellen möchte. Wenn die eine Seite funktioniert, folgt in einem zweiten Schritt die andere Seite», erklärt Raiffeisen-Firmenkundenberater Marolf. Es empfiehlt sich mit den Kreditoren zu beginnen, weil diese zahlenmässig bei den meisten Betrieben sehr viel geringer sind als die Debitoren.

Manuelle Eingriffe um die Hälfte reduziert

Mit der Umstellung auf QR-Rechnungen vereinfachte sich der Verbuchungsprozess bei ifolor wesentlich. «Wir haben viel seltener Zahlungen, die wir nicht zuordnen können, weil die Kunden durch das Einscannen des Codes kaum noch fehlerhafte Referenznummern bei ihren Zahlungen eingeben können», sagt Finanzchef Didier Müller. Seit der Umstellung ist die Fehlerquote um die Hälfte gesunken. Damit sind täglich nur noch etwa 40 bis 50 anstatt um die 100 manuelle Eingriffe notwendig.

Neues Kapitel in Kreuzlingen

Das Familienunternehmen ifolor feierte 2021 sein 60-jähriges Bestehen. Gleichzeitig beginnt für den Betrieb das nächste Kapitel in der Firmengeschichte: «Wir wollen unser Produktangebot erweitern, neue Technologien einsetzen und als Unternehmen wachsen», sagt Müller. Grosses Potenzial sieht das Kreuzlinger Unternehmen in den Bereichen Geschenke, Heim-Dekoration und Textil. Im Zuge der Corona-Pandemie haben sich viele Menschen wieder mehr ihrem Eigenheim angenommen. «Home-Deko liegt im Trend. Hier sind auch die eigenen Bilder auf Leinwänden, Kissen, Puzzles oder gar Badetüchern gefragt», sagt Müller. Entsprechende neue Produkte werden laufend lanciert.

«Das Ziel ist es immer, den Bestellaufwand für die Kunden zu minimieren»

Didier Müller, Finanzchef von ifolor

Auf der technologischen Seite will ifolor mehr in künstliche Intelligenz investieren. Damit etwa die Gesichtserkennung bei der Fotosuche noch besser und schneller schon eine Vorauswahl fürs nächste Ferien- oder Familienalbum trifft und dem Kunden so die Arbeit erleichtert. «Das Ziel ist es immer, den Bestellaufwand für die Kunden zu minimieren», sagt Müller. Egal ob mit der Umstellung auf die QR-Rechnungen oder künftig eben auch dank neuen technologischen Tools.