Kleine Änderung, grosse Wirkung: Buchard Voyages, der Westschweizer Marktführer für Busreisen, hat im Herbst 2021 ein neues Tool zur Verwaltung des Zahlungsverkehrs eingeführt. Dank Raiffeisen KMU eServices behalten sie nun mit nur einem Login den Überblick über alle Konten und sparen dabei täglich 30 Minuten Zeit.
Eine Plattform für alles
«Früher musste ich mich jeden Morgen fünfmal einloggen, um alle Konten einsehen zu können, mit fünf verschiedenen Passwörtern und unterschiedlichen Zugangswegen. Jetzt reicht mir eine einzige Verbindung, um alles im Blick zu haben», sagt Nicolas Emery. Das ist für den Finanzdirektor der grosse Vorteil von Raiffeisen KMU eServices. Sein Unternehmen, Buchard Voyages, war eines der ersten in der Westschweiz, das die neue Zahlungsplattform eingeführt hat.
Das System ermöglicht die Verknüpfung des Buchhaltungs-/ERP-Systems mit dem EBICS-Bankserver von Raiffeisen. Es garantiert eine einfache Liquiditätsplanung und bietet eine konsolidierte Übersicht über alle Konten: Damit gehören die Summenspiele auf verschiedenen Excel-Tabellen der Vergangenheit an. Das Finanzreporting wird erleichtert, denn die notwendigen Tabellen sind bereits im System angelegt und können mit ein paar wenigen Klicks generiert werden.
Jeden Morgen 30 Minuten gespart
Raiffeisen war von Anfang an die Hauptbank von Buchard Voyages, doch das Unternehmen aus Leytron verfügt zusätzlich über Konten bei vier weiteren Banken. Darüber hinaus ist das Unternehmen in sechs Geschäftseinheiten organisiert, die alle unter dem Dach der Holding Buchard SA zusammengefasst sind.
So viele Unternehmen mit ihren jeweiligen Konten zu verwalten, bereitete dem Finanzdirektor in der Vergangenheit schon manchmal Kopfschmerzen. «Als uns unser Kundenberater bei Raiffeisen, Guillaume Carron, die Lösung KMU eServices vorschlug, haben wir die Gelegenheit beim Schopf gepackt», erinnert sich Nicolas Emery. Die Umstellung fiel mit dem Antritt des neuen Generaldirektors François Buchard zusammen, der sehr offen für neue digitale Lösungen ist.
Da die neue Plattform alles an einem Ort zusammenfasst, reicht dem Finanzdirektor und seinem kleinen Team ab sofort ein einziges Login, um auf alle Konten des Unternehmens zugreifen zu können. «Ich schätze den Zeitgewinn dadurch auf 10 Minuten pro Mitarbeiter, macht also insgesamt 30 Minuten pro Tag», führt Emery aus.
«Ich schätze den Zeitgewinn durch KMU eServices auf 10 Minuten pro Mitarbeiter, macht also insgesamt 30 Minuten pro Tag.»
Nicolas Emery, Finanzdirektor, Buchard Voyages
Ein weiterer Effizienzgewinn: Auf der Plattform kann eine am Nachmittag getätigte Zahlung noch am selben Tag freigegeben und überwiesen werden. Das gilt auch für Transaktionen zwischen verschiedenen Banken. Das Unternehmen erhält sofort eine Benachrichtigung, sobald die Zahlung auf dem Empfängerkonto eingegangen ist.
Anpassbar an unterschiedliche Bedürfnisse
Raiffeisen KMU eServices umfasst drei aufeinander aufbauende Module: Payments, Multibanking und Cash Management. «Das personalisierbare Dashboard gibt einen Überblick über alle Konten, Transaktionen und die gesamten flüssigen Mittel», erklärt Marc Olivier Grenon, Spezialist für Zahlungsverkehr bei Raiffeisen in der Westschweiz. Das Unternehmen wählt selber, welche Module es nutzen will – und kann sie sich die entsprechenden Funktionen ganz nach Wunsch darstellen lassen.
Die Funktion Cash Pooling im Modul Cash Management ermöglicht es beispielsweise, täglich einen Zielsaldo für jedes Konto festzulegen, was vor dem Hintergrund von Negativzinsen nützlich sein kann. Auch Überweisungen von einer Konzerngesellschaft zur anderen sind möglich, sowie das Management von Liquiditätsüberschüssen oder -defiziten. Buchard Voyages nutzt Cash Pooling bereits, greift aber in erster Linie auf klassische E-Banking-Funktionen wie das Einlesen von QR-Codes und die Erfassung von Zahlungen zurück.
Bei Raiffeisen KMU eServices werden die Zahlungen in einer geschützten Umgebung ausserhalb des Unternehmensnetzwerks freigegeben. In einer Zeit, in der die Datensicherheit von entscheidender Bedeutung ist, sei das ein willkommener Vorteil, erklärt Emery.
Unterstützung bei der Einrichtung
Bei der Einrichtung von KMU eServices konnte sich Buchard Voyages auf die Unterstützung von Raiffeisen verlassen. «Allein hätten wir das nicht geschafft. Herr Grenon hat uns bei der Implementierung sehr geholfen», erinnert sich Nicolas Emery. Innerhalb weniger Wochen hatten sich alle an das neue System gewöhnt. Was am meisten Zeit in Anspruch nahm, war die Anpassung der Verträge mit den Drittbanken, vor allem was die Zugriffsrechte und die dafür erforderlichen Unterschriften anging.
Guillaume Carron, stellvertretender Direktor von Raiffeisen in Martigny, spielte bei der Einführung eine entscheidende Rolle. «Buchard Voyages ist ein erfolgreiches mittelständisches Unternehmen, eines der grössten im Kanton. Als KMU eServices lanciert wurde, war dies der erste Kunde, an den wir dachten», erinnert er sich. Buchard Voyages musste dafür den Sprung ins kalte Wasser wagen. Doch seitdem ist «alles sehr viel einfacher geworden», freut man sich im Unternehmen.
Buchard Voyages ist vor allem in der Organisation von Busreisen tätig (rund 150 Destinationen innerhalb Europas). Das Familienunternehmen wurde 1953 gegründet und bietet auch Kreuzfahrten und Charterflüge in Zusammenarbeit mit Partnerunternehmen an. Zudem ist es Subunternehmer von CarPostal. Buchard Voyages ist in Leytron ansässig und beschäftigt rund 120 Mitarbeitende (VZÄ). Vor der Corona-Pandemie waren es noch 160. Der Jahresumsatz vor Pandemiezeiten lag bei mehr als 40 Millionen Schweizer Franken. 2022 dürften zwischen 25 und 30 Millionen erreicht werden. Das Unternehmen verfügt über 60-70 Fahrzeuge.